Produktivitet!

Det som ursprungligen fick mig att börja titta på GTD var att jag hade en känsla av att inte längre ha kontroll över min mail. Jag försökte filtrera i miljoner olika mappar och prövade alla möjliga tag system men det var mycket som föll genom skarvarna. Det var inte så roligt när jag hade en kund per dag in i rummet som undrade varför jag inte hade svarat på deras email ännu. Sanningen var att så fort det försvann från skärmen (efter att jag hade fått 50 nya mail) så försvann de också från mitt medvetande.

Jag läste då en artikeln The Inbox Makeover och beslöt mig för att implementera det. Det var också där jag först kom i kontakt med GTD och det tog inte länge förrän jag beställde boken från Amazon. Själv har jag förenklat systemet ytterligare för det passar mig bättre. Idag använder jag enbart följande mappar, Inbox, Action, Archive, ToRead.

I princip hanterar jag all mail som kommer till min Inbox på följande sätt:

1. Om jag kan svara på det direkt så gör jag det. Sedan åker det i Archive.
2. Om jag måste fundera på det eller jag inte har tid att svara just då så går det till till Action.
3. Om det är något dokument (exempelvis ett whitepaper) som jag borde läsa nångång så hamnar det i ToRead
4. Om jag har kommit så här långt så raderar jag mailet

Sedan under dagen så går jag igenom Action mappen med jämna mellanrum och mitt mål är alltid att den ska vara tom när jag går hem. Det är inte alltid möjligt men redan att ha det målet gör att det oftast bara är 1-2 kvar när dagen är slut. Resten är arkiverat och jag vet att när jag tittar i min inbox så kommer det bara att finnas nya mail där.

ToRead går jag igenom sporadiskt någon kväll och läser då igenom allt som finns där. Sedan arkiverar jag de mailen också.

Mail som jag verkligen vill ha svar på lägger jag upp min WaitingFor lista i mina normala textfiler. Orginalartikeln föreslår en skild mailfolder för det men jag glömmer oftast att CC mitt speciella konto eller dra en kopia från min Sent Mail folder. För mig är det enklare att bara lägga upp det på min normala lista.

I morgon blir det lite mera funderingar kring mailhantering.

Andra bloggar om: GTD, email

Det finns en hel del bra engelska bloggar om GTD. Jag har valt ut två från min RSS läsare.

1. What’s the next action - en holländsk bloggare som skriver mycket intressant om GTD
2. Lifehacker - en sajt som dagligen publicerar massvis med tips om hur man gör det enklare för sig (svårt att översätta ordet)

Trevlig helg och välkommen åter på måndag för att läsa och diskutera om email.

Andra bloggar om: Länkar, GTD

Ett problem som jag hade i början var att jag inte definerade mina Next Actions tillräckligt bra. Det jag skrev ner var oftast ett miniprojekt i sig själv och inte den nästa fysiska handling som jag måste utföra för att få projektet framåt (ok, den meningen blev lite svårläst).

En Next Action ska verkligen vara nästa sak du ska utföra i verkliga livet. Du ska inte skriva ner “städa bilen” utan snarare “ta en platspåse och töm bilen på papperskräp”. Det första alternativet kommer att få din hjärna att börja tänka på allt du behöver ha med dig för att kunna städa bilen medan det senare så behöver din hjärna inte göra nånting utan den kan direkt förmå dig att städa.

Du ska därför låta tänkande ske när du gör din veckogenomgång eller när du lägger in nya saker på dina listor. När du använder listorna så ska du inte behöva slösa tid på att tänka på allt vad du behöver göra för att komma igång. Istället ska tankekraften användas till att utföra själv handlingen.

Det märks ganska bra på actionlistan om jag inte har definierat dem tillräckligt bra. De brukar sakta men säkert krypa upp mot toppen av listan och de blir inte gjorda. När jag sedan gör en veckogenomgång så brukar jag ta en extra titt på de raderna och se om det är någonting som kan förbättras. Oftast så inser jag att det inte alls är någon fysisk handling och när jag skriver om raden så brukar jag komma igång bättre med projektet och mitt i allt så är det färdigt (så enkelt är det ju inte alltid men för att förklara en poäng så kan man alltid förenkla verkligheten).

43folders hade en bra artikel i ämnet för några månader sen där de listade vilka verb som är bra att använda för respektive listor. Den är ju på engelska och någon hugad läsare kanske vill översätta den till svenska. Personligen så använder jag båda språken på mina listor eftersom arbetsspråket är engelska på jobbet och jag alltid tar anteckningar på det språk jag pratar för tillfället.

I morgon är det dags för lite mera länkar och sedan på måndag hade jag tänkt ta upp hur jag hanterar email i GTD context.

Andra bloggar om: GTD

Om du googlar lite så kommer du att upptäcka att det finns en mängd web2.0 sajter som försöker sig på olika GTD teman. RememberTheMilk och BackPackIt är två som jag har använt till en viss del och när de släpper nya funktioner och finesser så testar jag alltid igen.

Men jag återkommer alltid till mina textfiler. Du frågar dig säkert vad jag är för en dinosaurie som använder mig av textfiler? Du tycker garanterat att jag är ett ofantligt fossil när jag säger att jag använder vi för att editera mina textfiler. Det finns två förklaring:

1. jag är en UNIX sysadmin så jag lever i en textbaserad värld största delen av tiden
2. textfiler funkar alltid

Jag tror jag tog iden ursprungligen från följande artikel hos O’Reilly men jag är inte säker. Jag började ursprungligen med en stor textfil som innehöll alla mina projekt, framtida projekt, actionlist osv osv. Jag höll på så säkert under ett halvt år men det var väldigt lätt att bli distraherad av den mängd information som den innehöll. Istället blev det alltså två textfiler, en för projekten som jag måste gå igenom regelbundet och en där min actionlist, waitingfor och agenda listor finns. Det är de som jag behöver varje dag och om jag måste bort från kontoret så räcker det med att jag skriver ut enbart den filen. Inga onödigheter och det låter mig fokusera på jobbet.

Vad menar jag med att textfiler alltid fungerar? De kräver ingen speciell version av Firefox eller Internet Explorer, ingen java, ingen javascript osv osv. I princip inga kompatibilitetsproblem för mig (ok, om du blandar Mac, Windows och UNIX så kan du få lite problem med radbrytningar men eftersom jag använder bara Mac och UNIX så är det inget problem). Jag är inte heller beroende av nätverket så för mig kunde livet inte vara bättre.

Det är en av orsakerna varför webbaserade interface inte fungerar så bra för mig. Jag blir lätt distraherad och mitt GTD system är ju till för att jag ska koncentrera mig på att få saker gjorda. Så textfiler fungerar för mig men det betyder inte att webbinterfacen inte har en plats på kartan. Jag kommer att göra lite snabba tester av alla stora webbsajter och publicera några artiklar om dem i framtiden. Jag använder mig trots allt av en hel del nätverks- och browserbaserad verktyg men för GTD så är textfiler det bekvämaste. Men om jag hittar något bättre så kommer jag inte att vara sen att byta.

Morgondagens tema blir fysiska handlingar.

Andra bloggar om: GTD, Text

På de flest arbetsplatser så är du ju normalt tvungen att kommunicera med andra människor. Det är visst en del av det sociala umgänget har jag förstått ;-). Många anser ju att det är det bästa med arbetsplatsen och för andra så är det enbart något som är jobbigt. Problemet är ju att man inte alltid kan gå och prata med den person som man vill/behöver/måste prata med och då är det viktigt att man skriver ner vad det är man vill prata om. Som du säkert har förstått så är det här med att “skriva ner” ett väldigt centralt tema för att lyckas med systemet.

När jag kommer på någonting som jag borde ta upp med min chef så är han oftast inte på plats. Då lägger jag bara in en rad i min Agenda lista som finns i samma textfil som actionlist. Den ser ut ungefär så här:

MattiM - jag behöver nya visitkort
MattiM - ska vi beställa nya servrar åt utvecklarna?
OlofP - vill du komma med till CeBIT?

När jag sedan har en möjlighet att träffa MattiM (om du undrar så är alla namn i min blogg ändrade för att skydda de oskyldiga ) så behöver jag bara snabbt ta en titt på min Agenda lista för honom och jag vet precis vad jag borde ta upp. På det viset så sparar jag hans tid och min egen tid och jag får mera gjort. Om mötet sedan får en massa sidospår är ju ointressant eftersom jag har fått svar på de frågor jag verkligen behövde få svar på och jag har fått lämna mina kommentarer.

Tyvärr måste jag erkänna att det här inte alltid fungerar så bra för ibland kolliderar man ju med personen ifråga och då har jag ju inte alltid tillgång till min lista. Men det är bättre än ingenting och det hjälper en hel del.

GTD boken förespråkar väl att man har separata listor för alla enskilda personer men eftersom jag kör med två textfiler så är det lättare för mig att göra på det här sättet.

Vid det här laget så börjar du säkert vara förundrad över min fascination med textfiler så jag har förberett en lång artikel om det ämnen. Den kommer i morgon.

Andra bloggar om: GTD, möten

Det är ett enkelt att första gången gå igenom allt skapa sin projektlista och sin actionlista. Sedan är det bara att börja beta av alla rader på actionlistan och du får saker och ting gjorda. Det är ju det som är det centrala begreppet med produktivitet.

Det är också väldigt viktigt att på veckobasis sitta ner och gå igenom alla listor och se till att du har allt på plats. Om du inte gör det regelbundet så är det stor risk för att hela systemet faller ihop och du börjar tappa bort saker och livet blir kaos igen. Det vill åtminstone jag undvika så långt det går.

Medicinen för detta är alltså veckogenomgången. Det börjar med att jag funderar igenom alla projekt som jag inte har nerskrivna och lägger dem till min projektlista. Sedan skriver jag ut båda projekt och actionlistan.

Första steget är att jag går igenom alla projekt och tittar på dem och frågar mig om jag verkligen är intresserad av att fortsätta med dem just nu. Om inte så flyttar jag dem till min framtida lista eller alternativt om de har helt förlorat sin relevans i mitt liv så raderar jag dem. När det är avklarat så tittar jag på min lista över framtida projekt och ser om det är någonting som har blivit aktuellt och som jag borde börja arbeta på. Om jag hittar ett sånt projekt så läggs det till min aktuella projektlista.

Efter det börjar jag beta av projekt efter projekt och ser till att jag verkligen har en “Next Action” för det projektet. Om det inte finns någon på min AL så lägger jag till en och så fortsätter jag tills alla projekt är genomgångna.

På det här sättet så ser jag till att min projektlista varje vecka enbart innehåller sånt som jag verkligen tänker arbeta på. Jag får också en uppdaterad actionlista och vet att jag inte har tappat bort någonting. En ordentlig veckogenomgång får mig oftast att känna mig på bättre humör och jag får ofta mycket gjort direkt efteråt. Det är en bra källa till inspiration för mig.

I morgon tänker jag skriva om hur GTD har sin plats när det gäller kommunikation med andra. Glöm inte att läsa det inlägget.

Andra bloggar om: GTD

Det finns en mängd olika introduktioner och beskrivningar på webben som förklarar grunderna i GTD och hur man kommer igång. De flesta är väl bättre än vad jag presterar här men jag fokuserar ju mera på vad som fungerar för mig.

http://www.coloradocollege.edu/library/Instruction/gtd.html - Steve Lawson ger en snabb introduktion på engelska och det finns en hel del länkar till andra källor

http://www.43folders.com/2004/09/08/getting-started-with-getting-things-done/ - 43folders är en av de stora GTD sajterna på nätet. Här är en bra början med mycket matnyttigt.

Jag fortsätter på måndag med veckogenomgången.

Andra bloggar om: Länkar, GTD

När jag delegerar en uppgift till någon annan så markerar jag det oftast i min ActionLista (AL) i kategorin WaitingFor. Men eftersom jag inte går igenom den listan varje dag så fungerar det ju inte så bra för saker som verkligen måste hända en viss dag eller tidpunkt.

Lösningen är ju förstås att lägga det i kalendern. För de som har läst GTD boken så är det ju inte riktigt vad David rekommenderar utan snarare att man ska använda en “ticklerfile”. Det är i princip en massa fack med ett fack för varje dag i en månad. Jag kan helt ärligt säga att det fungerar inte för mig och jag ska berätta mera om det senare. Det som boken rekommenderar angående kalendern är att den enbart ska innehålla möten.

Istället lägger jag alltså ett möte i min kalender. Det börjar alltid med tecken “GTD: ” så att jag lätt kan känna igen att det inte är ett möte utan snarare någonting jag borde följa upp eller göra. Om jag tittar i morgondagens kalender så står följande vid 11:30:

“GTD: kontakta sjukhuset om de inte har hört av sig angående blodproven”

I morgon kl. 11:30 så pingar det till i min dator (och mobil) och om jag inte har hört någonting från sjukhuset så kan jag ringa dem omedelbart. 11:30 är en väldigt bra tid för det oftast då jag kommer tillbaka från lunch och jag har inte hunnit börja på något viktigt så jag kommer högst troligen inte att bli avbruten. Därför lägger jag nästan alltid dessa kalendarinlägg runt kl. 9, 11:30 eller 17:00.

Men jag tror det är viktigt att påpeka att jag enbart lägga såna här saker i min kalender om det verkligen är viktigt att något jag väntar på verkligen utförs eller är färdigt en viss dag. För allt annat som jag väntar på efter att ha delegerat hamnar i min AL och då blir det ändå hanterat inom 1-3 dagar av tidpunkten jag har angett där.

I morgon hade jag tänkt presentera några länkar istället för eget innehåll och på måndag fortsätter vi igen med ett annat viktigt steg, nämligen veckogenomgången. Jag förstod inte förrän för ett halvår sen hur viktig den var och när jag började använda mig av den så blev livet mycket lättare.

Andra bloggar om: GTD, produktivitet, tidsplanering

Intressant?

När jag går igenom min anteckningsbok (eller en annan inbox) så dyker det ju oundvikligen upp jobb som jag inte är rätt person för att utföra. Då är ju rätt svar att delegera det till någon annan och det var ju också punkt fyra i förra artikeln. Det kan ju ockå hända att när jag går igenom projektlistan och bestämmer vad som är nästa uppgift att utföra att jag inte kan göra det. Det kan ju vara någonting som jag behöver chefens hjälp med eller alternativt någonting som en kollega är 3x snabbare att göra. Det är viktigt att förstå att man kan delegera båda uppåt och nedåt.

Ibland bryr jag mig inte om jobbet utförs efter att jag har delegerat det men om det är en del av mina projekt så vill jag definitivt veta när det är färdigt. Eftersom huvudregeln är att inte förlita sig på att hjärnan kommer ihåg det så gäller det att skriva ner det.

Min ActionLista (AL), som är en enkel textfil, är egentligen uppdelad i tre sektioner, NextAction, Agenda, WaitingFor. Under NextAction så har jag alla jobb som ska utföras. Agenda ska jag diskutera i en senare artikel men idag intresserar vi oss för WaitingFor (WF). Om jag delegerar ett jobb till någon så lägger jag in sån här rad:

MattiM 5.3 - 28.2 Ska ge mig telefonnumret till leverantören


Det är mycket enkelt. Först personen jag har gett jobbet till, sedan datumet när jag tänker följa upp med honom om det, sedan datumen när jag gav uppgiften (mycket bra för att kunna lägga lite press på personen ifråga när det börjar ta länge) och sist en liten anteckning om uppgiften jag väntar på.

Ett par gånger i veckan går jag snabbt igenom alla WF inlägg och om någon har passerat sitt uppföljningsdatum så hör jag av mig och frågar hur det går. Mitt system är verkligen minimalt men det finns ingen chans att min hjärna kommer ihåg allt jag har delegerat ut.

Jag har några knep till för att komma ihåg verkligen viktiga WF ärenden och det tänkte jag skriva om i morgon.

Andra bloggar om: GTD, produktivitet

Intressant?

Grunderna i GTD är väldigt enkla. Boken föreskriver fem steg i processen som också är beskrivna i en artikel på Wikipedia. Personligen följer väl det inte alltför noga och bloggen ska ju inte handla om hur boken vill att man ska göra det utan snarare om hur jag gör det.

Jag har dessutom två separata uppsättningar av mina verktyg, en hemma och en på jobbet. Det gör det lättare för mig att separera fritid och jobb men det fungerar säkert bra att ha bara en lista också. I princip så använder jag mig enbart av följande: en anteckningsbok och två textfiler på min dator och de heter projects (PL) och actions (AL)

Mitt system fungerar på följande sätt:

1. Insamling av data

Jag har alltid med mig en anteckningsbok. Där har jag alla mina mötesanteckningar och där skriver jag också ner alla projekt (projekt definierar jag från “dammsug källaren” till “planera nytt datacenter”) och småsaker som jag kommer på under dagens lopp. Om någon kommer till mitt bord och ber mig göra det och jag inte har tid att göra det direkt så skrivs det ner i min anteckningsbok.

Det är oerhört viktigt att skriva ner allt och inte förlita sig på att hjärnan kommer ihåg det fem minuter senare för det gör den inte. Jag kan stå nere i källaren och komma på en jättebra sak och på den tid som det tar att gå upp till köket för att skriva ner det så har jag redan glömt det. Därför ska alltid anteckningsboken vara med.

2. Processa anteckningsboken

Ett par gånger per dag så går jag igenom anteckningsboken, åtminstone en gång på morgon och en gång på eftermiddagen. För varje anteckning så gör jag ett av följande:

• om det tar en väldigt kort tid att göra (2-5 minuter) så gör jag direkt och sedan markerar jag det som klart
• om det är en enskild sak som bara behöver göras någongång inom en när framtid så lägger jag det direkt i min “actions”-lista (AL)
• om det är ett mera komplicerat projekt som kräver mera än ett steg så skriver jag in det på min projektlista (PL). PL är dessutom indelad i två kategorier, aktiva och framtida projekt. Om jag tänker göra det inom den närmaste månaden så hamnar det i den aktiva delen annars så i framtida.
• om det egentligen borde göras av någon annan så skickar jag det över till den personen i någon lämplig form
• om jag inte alls tänker göra någonting åt det så markerar jag bara av det

(var inte oroliga, jag tänker ha en separat artikel om hur jag antecknar i min bok)

3. Processa listorna

Jag försöker att gå igenom aktiva projekt listan en gång per dag. Då funderar jag igenom varje projekt och bestämmer vad som är nästa fysiska handling (NextAction, NA) för att föra fram projektet mot slutmålet. Varje sådan NA hamnar i AL.

Sedan går jag igenom AL flera gånger per dag och väljer vad jag ska göra. Det här är ju definitivt det viktigaste steget eftersom produktivitet går ut på att göra nånting :-). En efter en så utför jag uppgifterna och om möjligt gör jag också nästa del av projektet. Om jag blir avbruten i mitten så försöker jag skriver ner i AL vad nästa handling är för att återuppta uppgiften.

Det är de grundläggande stegen som jag utför varje dag. Jag vill bara än en gång poängtera vikten av att skriva ner allting. Hjärnan kommer bara ihåg det den vill.

I morgon tänkte jag prata lite mera om delegering och hur jag håller reda om någonting händer med det.

Andra bloggar om: GTD, produktivitet

Intressant?