Enklare produktivitet!
Peter från Nätkreatur skrev följande i en kommentar här på bloggen:
“…Det jag behöver är en projektlista med projektets namn, tasks och contexts. Jag fixade igår en lååång lista som ser ut ungefär så här:
Företag X - marknadsföringsprojekt
* Ta reda på kontaktuppgifterna till person Y [@Agenda Ville]
1. Läs igenom mötesanteckningarna [@Anywhere, -> 21.3.07]
2. Skriv offertens första version [@Computer, -> 21.3.07]
…
Nu håller jag på att knåpa ihop ett litet Python-script, som läser hela listan, sorterar projektens uppgifter, söker fram alla projekts Next Action-uppgifter och skriver ut dem i en liten textfil (grupperade enligt context)…”
Det här var ju väldigt intressant och det triggade direkt min hjärna att börja fundera på något liknande. Ett av mina problem med nuvarande systemet är att jag inte vill fylla min projektlista med en massa NA-listor som stör mig när jag gör min weekly review. Men istället skrev jag ihop en fil som ser ut lite på följande sätt:
!Project
@Call Ring A om X
@Work Skriv en outline för dokumentation och skicka till B
!ProjectB
@Work Googla för mera info om Y
Sen skrev jag snabbt ett python script som skriver ut mina context filer baserat på det här. Scriptet tar alla NA den hittar under ett projekt tills den kommer till en “magic marker”, *, som säger att efter det kommer det bara NA som jag inte vill se just nu. Alla dessa NA skrivs ut i en ny textfil som heter @Context.txt (där Context byts ut mot respektive kontext). På det viset behöver jag inte underhålla min stora @Work fil mera utan den genereras direkt från min projektfil. En bonus som jag upptäckte direkt var att jag fick fler papper med en kontext per papper vilket jag inte hade tidigare. Ett par dagar har jag kört med scriptet och jag tror faktiskt det kommer att underlätta min veckogenomgång också.
Om det fungerar bra så ska jag implementera lite mera funktion, typ “ticklers”, men det får bli för en regning dag.
Om du vill titta på scriptet så finns det här (och ja, kommentarerna i scriptet är redan out-of-date :-).
Andra bloggar om: GTD, Python, Automatisering
Intressant?
En gratis PDA
Eller egentligen är det ju inte en PDA utan en PAA, Personal Analog Assistant.
För omväxlingsskull tänker jag ta upp någonting som inte fungerar för mig men kanske någon av er har nytta av det. Många har säkert ägt en Personal Digital Assistant, PDA, och i dagsläget så har ju de flesta mobiltelefoner såna funktioner. Personligen har jag ägt 2-3st Palms och åtminstone en Windows PDA (en Compaq som jag verkligen gillade men den blev stulen). Tyvärr har jag inte ägt någon digital PDA sen jag började med GTD så jag kan inte säga hur bra det funkar där.
Däremot körde jag med HipsterPDA under en tid i Tyskland och strax efter att vi flyttade tillbaka till Finland. Konceptet är att du använder dig av en massa små indexkort som du plockar ihop med en klämma och där har du din PDA. Mycket enkelt och mycket billigt.
Jag tyckte det var svårt att få en översikt över vad som borde göras med HipsterPDA men det kan också hända att jag var lite för ovan med GTD. Kanske nästa gång jag ändrar lite på mitt system så tar jag mig en titt igen.
Du kan läsa mera om HipsterPDA på 43folders wikin. Om någon av er använder Hipster eller börjar använda så kan ni lämna en kommentar och berätta hur det går.
Andra bloggar om: GTD, HipsterPDA,
Intressant?
Kontroll över anteckningsboken
Jag ska fortsätta skriva om min anteckningsbok. Det räcker ju nämligen inte med att bara skriva ner allting utan du måste ju agera på det också.
Jag använder en speciell stil när jag anteckar. Det används främst för att jag ska ha kontroll över vad jag har gjort med varje notering. Jag använder följande prefix tecken för varje rad för att veta vad det är.
- = en Next Action. något jag kan utföra direkt
/ = en kommentar från ett möte eller något jag läste som jag bara vill spara
! = ett nytt projekt.
? = under ett möte om jag kommer på en fråga men inte vill störa den som pratar
Sen kan jag bara snabbt gå igenom en sida i min anteckningsbok och utföra det som står där. Om jag kommer till ett - så är det ju en Next Action. Om det går snabbt så gör jag det direkt annars hamnar det på min NextAction-lista och jag drar en cirkel runt strecket för att veta att det är flyttat till en annan lista. Om jag delegerar det så ändrar jag - till -> och skriver namnet och datumet sist på raden. Har jag tillgång till en dator så far det upp på min WaitingFor-lista direkt.
När det inte längre finns några - eller ! som inte har extra markeringar på sig så vet jag att jag har utfört allt på den sidan i min anteckningsbok och lägger ett kryss i övre hörnet på den sidan. Då är sidan avslutad och jag behöver inte titta på den mera förutom om jag behöver lite referensmaterial från den.
Nu är det ju inte så att jag har kommit på det här själv utan jag har lånat systemet från Patrik Rhones Org-Fu Überpost. Det är en lång välskriven artikel som ger en komplett genomgång av hans system och personligen tycker jag att den är väldigt intressant.
Andra bloggar om: GTD, Anteckningsbok
Intressant?
Ha alltid en anteckningbok med dig
Fast jag inte har skrivit på nästan tre veckor så har jag inte förlorat någon av min blogideer. Orsaken är vana som jag har försökt odla under flera månader, säkert i sex månader vid det här laget, och den verkar äntligen ha fastnat. Jag har en liten anteckningsbok som jag alltid har med mig, i bakfickan när jag är ute, vid sängen när jag ska sova (tyvärr har jag inte kommit underfund med hur jag ska göra i duschen och bastun). Om jag får en ide för antingen mitt privatliv eller för jobbet så antecknar jag den direkt. Det har gått så långt att de gånger jag har glömt anteckningsboken så blir jag riktigt irriterad för jag vet att det är väldigt god chans att jag inte kommer ihåg ideen mera överhuvudtaget. En av de första sakerna jag gör när jag kommer till jobbet är att öppna min lilla bok och föra över det till listorna på jobbet.
Det är ju faktiskt en av de grundläggande koncepten i GTD, insamlingen. Personligen så är jag nöjd med mig själv när jag samlar in informationen för jag vet ju att jag kommer att agera på det förr eller senare. För er betyder det att jag bloggar om sånt som dyker upp medan jag står i kassakön i matbutiken och för andra delar av mitt liv så betyder att jag får mera gjort.
Andra bloggar om: GTD, Insamling av information, informationshantering
Intressant?
Nu kan jag stryka en sak från min lista
Efter en lång frånvaro så kan jag äntligen stryka en sak från min todo lista, nämligen “svara på bloggkommentarerna”. Det har varit lite körigt på jobbet de senaste veckorna och jag har spenderat en stor del av min tid att skriva på lite projektplaner. Då har inte smakat att slå sig ner och skriva mera på kvällarna.
Men nu är det avslutat och jag ska försöka få ut fler blogginlägg i veckan. Min anteckningsbok fick fyra nya inlägg angående bloggen bara ikväll :-).
Andra bloggar om: GTD
Intressant?
Dagens dubbel 3
Pga magsjuka (små barn som spyr ner sängen mitt i natten är inte så roligt kan jag berätta) så blev det ju ingen artikel igår men här kommer den istället.
- The Ultimate Getting Things Done Index - en ofantligt stor samling av GTD länkar
- Triple Your Personal Productivity - Steve Pavlina har skriver om de insikter man kan få av att tracka vad man gör under en dag. Det visar sig att man kanske inte gör allt man tror man gör. Jag har själv tänkt göra det här inom en snar framtid bara för att få en överblick. Jag tror jag slösar lite mycket med min tid ibland.
Nästa vecka hade jag tänkt ta upp anteckningsböcker. Trevlig helg.
Skicka jobb till jobbet
Jag har ju förklarat att jag har två GTD system i daglig användning. Ett hemma och ett på jobbet. Det är för att jag försöker separera jobb och fritid. Men självklart så tänker jag ju på jobb ibland när jag är hemma och tvärtom.
Normalt om jag får en ide eller tänker på något speciellt så skriver jag ner det i min anteckningsbok. Men jag är ju en UNIX sysadmin och jag sitter mååånga timmar per dag framför datorer. Om en ide dyker upp ur tomma intet så vill jag snabbt få iväg den så att jag kan återgå till det som jag verkligen håller på med. Ofta var jag ju för lat för att stiga upp och söka reda på min anteckningsbok och då lät jag antingen iden ligga och gro min hjärna och störa min kocentration eller så skrev jag ner den på ett annat löst papper som sedan försvann. Det löste jag genom att skriva ett lite shell script som jag kallar gtd.sh.
Det enda jag behöver göra är att skriva följande i ett terminal fönster
$ gtd.sh work kolla med mattim huruvida inställning X verkligen är aktiv
(kan också ersätta work med home och det far iväg till hemma kontot)
Nästan morgon när jag kommer på jobb så kommer det att finnas ett mail från mig själv med subjektraden som börjar med “GTD: kolla med mattim…”. Då jag går igenom min mailbox så kan jag antingen fråga MattiM direkt eller så lägger jag upp det på mina listor.
För mig är det perfekta systemet för att snabbt få någonting ur min hjärna och iväg till rätt ställe.
I morgon är det igen dags för dagens dubbel och nästa vecka tänkte jag ta upp hur jag använder anteckningsboken.
Intressant?
Vikten av en projektlista
I första inkarnationen av mitt textfilbaserade GTD system så hade jag allt i en fil. Jag hade ingen separat projektlista utan jag registrerade projektet i min actionlista på följande sätt:
- koppla in bandroboten [bandrobotsprojeketet]
Det hade nog sina fördelar men när jag hade en lista med 40 saker att göra så blev det väldigt svårt att få en överblick över vilka projekt jag egentligen höll på med. Veckogenomgången blev mycket svårare på det viset vilket förstås artade sig som att jag inte alls gjorde någon genomgång. Utan veckogenomgång så blir det ännu svårare att veta vad som verkligen borde prioriteras och GTD fungerar inte alls bra.
För ett halvår sen beslöt jag mig för att börja med min andra textfil, den som innehåller nuvarande och framtida projekt. Varje projekt läggs in i listan och sedan genererar jag actionlistan utgående från den.
Fördelen är att när jag gör min veckogenomgång är att jag hamnar att tänka igenom projekten utan att se en massa extra information. Det är också väldigt lätt för mig att bestämma huruvida jag alls är intresserad av det projektet mera och om inte antingen radera det eller flytta det till den framtida listan.
Det enda jag markerar i projektlistan är ifall projektet är delegerat till någon annan. Det gör jag enbart om det är ett projekt som jag vill följa upp i ett senare skede. Egentligen borde det gå till WaitingFor listan men för mig är det bara en markör över ett projekt som jag inte tänker göra något åt själv men som jag bara vill ha information om i något skede.
I morgon hade jag tänkt berätta om hur jag integrerar mina två GTD system, det hemma och det på jobbet.
Andra bloggar om: GTD, projekt
Intressant?
Effektiv email del 2
Som jag förklarade igår så kastar jag allt i en enda stor Archive folder. Det går säkert tvärtemot de flesta människors känsla för organisation. Men faktum är att det sparar en massa tid åt mig och jag behöver inte bry mig om att underhålla mail filter och en miljon olika mappar.
Istället ska du låta datorn organisera allt och låta den oroa sig över var varje email finns. På mitt förra jobb så använde vi främst Mac:ar som arbetsmaskiner och då har man ju tillgång till det fantastiska Mail.app programmet. Sökfunktionen där är blixtsnabb. Oftast kommer jag ihåg ungefär vad ett mail handlade om och det gäller bara att gå några keywords och programmet hittar allt.
Om du använder Outlook så har Microsoft släppt LookOut (nu hittar jag inte längre exakta länken mera men tydligen vill Microsoft att man ska gå dit nuförtiden). Det är gratis och det är ofantligt mycket snabbare på att söka än det som är inbyggt i Outlook.
För min hemmamail så använder jag GMail och de som har använt den vet hur fanastiskt snabb sökfunktionen är (precis som man kunde förvänta sig av en firma som specialiserar sig på sökningar). GMail funkar också väldigt bra med det här GTD systemet.
För att summera den här artikeln: organisera inte din email, sök i den istället!
I morgon tänkte jag ta upp ett misstag jag gjorde i början men när jag korrigerade det så blev det mycket bättre.
Intressant?