I går skrev jag ju om boken Time Management for System Administrators. Om du inte vill läsa boken men ändå ta del av budskapet så finns det ett flertal presentationer av Tom Limoncelli på video.google.com. Om du klickar på den här länken så får du rätt söktermer direkt.
Tom Limoncelli har skrivit en intressant bok som heter Time Management for System Administrators. Som titeln säger så riktar den sig främst till systemadministratörer. För de som redan har läst Om Mig så vet ni att jag arbetar som UNIX sysadmin på dagarna.
Boken har väl ett simplifierat GTD system som bakgrund och Tom förespråkar verkligen att använda ett analogt system, med papperskalendrar och hela köret. På många sätt så tilltalar det mig men egentligen lärde jag mig inget nytt på den fronten från boken.
Där boken verkligen skiner är kapitlen om hur du hanterar att bli avbruten konstant. I en sysadmin värld så ringer telefonen väldigt ofta, det kommer in många mail per timme (både från automatiska övervakningsystem och riktiga människor) och har du en IM-klient så ping:ar det mest hela tiden i den. Tom föreslår att tillsammans med sina kollegerar så lägger man upp ett rotationssystem och en person per dag hanterar den konstanta strömmen med information.
Ett annat viktigt kapitel i boken är om rutiner, framförallt för saker som ska göras regelbundet. En sysadmin ska ju försöka automatisera sin värld så mycket som möjligt men tyvärr går inte allt att automatisera. Därför borde man utveckla en rutin som man gör på samma sätt på samma dag om och om igen. På det viset så minskar man chansen att man glömmer något eller gör något fel.
Om du redan har läst Getting Things Done och inte är en sysadmin så tror jag inte du får ut så mycket från den här boken. Men arbetar du inom IT så finns det nog en del matnyttigt i den.
Andra bloggar om: GTD, Tidsplanering, Bok, Böcker
Ett bra tips som jag läste får någon vecka sen (tyvärr kommer jag inte ihåg källan mera) är att varje dag du kommer in på jobb så ska du veta på förhand vad du ska ta itu med. På det viset kan du slå dig ner direkt och börja arbeta och få undan det som är viktigt. På de flesta jobb så är det ju som lugnast de första timmarna på dagen och sen blir det mera kaos ju mer dagen lider.
De senaste två veckorna har jag skrivit en PostIt lapp och sedan lagt fast den på min anteckningsbok före jag går hem. Där har jag skrivit ner 2-4 saker som jag verkligen vill ha gjort nästa dag. När jag vandrar in på morgonen så behöver jag bara gå och hämta kaffe och sedan direkt börja beta av listan. Oftast är det ganska självklart att det är något viktigt jag måste ha gjort direkt och då hamnar det på listan men jag har också märkt att det är effektivt att lägga de tråkiga NA som har legat länge på mina listor. På morgonen har jag tillräckligt med energi för att driva de projekten vidare.
Andra bloggar om: GTD
Jag tänkte bara ge er en snabb lista över de sajter som jag läser dagligen. De innehåller inte nödvändigtvis bara matnyttiga saker men det dyker alltid upp ett par bra tips per dag.
Om du har alla dessa med i din RSS läsare så har du en bra början. Om du har några som passar bra in i GTD kategorin lämna gärna en länk bland kommentarena.
Andra bloggar om: GTD, Blogroll
Ibland slutar de flesta system fungera. Kanske är det så att du blir extra stressad en vecka och slutar skriva ner allt du lovar och sakta men säkert slutar du att lita på ditt system och återgår till att försöka minnas allting istället. Det resulterar ju förstås i att du blir ännu mera stressad och får mindre gjort. Eller kanske du inte får mindre gjort men du slösar åtminstone mera energi än nödvändigt.
Hur kommer du upp i sadeln efter det? Det är faktiskt ganska enkelt. Stanna ekorrhjulet och stig av. Ta en timmes paus från allting, sitt ner och så gör du en braindump. En braindump är när du skriver ner allt som är öppet och som du funderar på. Allt ner på papper eller i ett dokument eller vad du föredrar. Sedan tar du fram dina gamla listor som troligtvis inte är så uppdaterade mera. Sedan är det bara att göra en extra noggrann veckogenomgång och få in allt som kom fram från braindumpen.
När du har kommit så långt så borde du ha uppdatera NA listor. Sedan är det bara att börja beta av och försöka tvinga in dig i systemet igen. Det är säkert lite ovant till att börja med men det brukar kännas väldigt bra när man ser hur det försvinner rader från NA-listorna.
Om du har mera tips så kommentera gärna.
Andra bloggar om: GTD
Jag skrev ju i ett tidigt skede om jag arbetar enbart med textfiler. Peter från Nätkreatur berättade lite om ett program som han skrev för att hantera sina textfiler. Det inspirerade mig att skriva ett motsvarande och sen dess har jag använt det på jobbet.
Det har visat sig att det har båda för- och nackdelar. Det gör det lätt för mig att att komma ihåg NA som jag inte behöver göra just nu men som jag vill ska dyka upp på mina listor vid ett senare skede. Däremot tycker jag det är svårare att få överblick när jag gör en veckogenomgång eftersom min lista innehåller båda projekt och NA. Lösningen på det är jag kör en snabb grep och får på det viset en projektlista att skriva ut
$ grep "^!" projects >project.list
Så på det viset tror jag nog jag lyckats ganska bra med projektet. Vi får ju se hur det går i långa loppet men en månad är ändå ganska bra.
Andra bloggar om: GTD, Tidsplanering
För att använda tiden så effektivt som möjligt så föreslår David Allen att man alltid ska ha en bunt med papper, tidningar och sånt med sig som man verkligen vill läsa. Så då man har lite tid över när man väntar någonstans så kan man snabbt ta fram någonting och läsa det. Samtidigt så vet du att det här är verkligen något du ville/måste läsa. Effektiv tidsanvändning.
Det funkar också bra på webben. Själv använder jag services del.icio.us för alla mina bookmarks. Fördelen med det är ju förstås att jag alltid har tillgång till dem. del.icio.us (det finns alltid någon som inte vet) är en social bookmarking site. Alla dina bookmarks delas med alla och du kan ge dem taggar för enkel och snabb kvalificering.
Mitt lilla trick är att alla sidor som jag vet att jag borde eller vill läsa så taggar jag med en ToRead tagg på del.icio.us. Sedan har jag subscribe:at på en rss feed för just den taggen och lagt upp den som en live bookmark i Firefox. Så då har jag konstant en uppdaterat lista på viktiga saker som jag borde läsa.
En liten sak att komma ihåg är ju att inte tagga jobbrelaterade dokument på del.icio.us. Det skulle ju vara något korkat.
Har du något system för att hantera dina viktiga saker att läsa?
Andra bloggar om: GTD, ToRead, Läsa, Bookmarks, del.icio.us, social, bookmarking
zenhabits har gjort en lista över The Top 50 Productivity Blogs. Det är definitivt en risk att du fastnar länge på vissa av de här bloggarna och då lär det ju inte vara så bra för att få saker gjorda :-).
Andra bloggar om: GTD
Kalendern är ju en viktig del i GTD för att få en överblick över vad som ska göras en viss dag. Jag lägger ju inte bara i möten och andra tidsbundna ärenden utan även NA som ska utföras en viss dag eller projekt som ska startas upp. På jobbet använder vi Exchange och det är ju ett helt användbart verktyg när man ska hitta lediga tider för X antal personer till ett möte.
Privat så använder jag Google Calender. Jag är ingen tungviktare när det kommer till kalenderanvändning så jag kunde använda vilken kalender som helst. I princip så är det bara en enda funktion som gör att jag använder GCal och inte någon annan online lösning. Den magiska funktionen är nämligen SMS reminders. Istället för att göra en popup på skärmen så får jag istället SMS till telefonen. På det viset får alltid tillräckligt med varning oavsett om jag är vid en dator eller inte. Enda nackdelen med GCals SMS funktion är att den enbart kan skicka reminders för din första kalender, inte för extra kalendrar du har skapat (vilket jag upptäckte när jag inte fick reminders från vår familjekalender).
Det enda jag skulle vilja ha är ett verktyg som kan synca min Exchange kalender med GCal. Det skulle underlätta ofantligt. Om någon har ett sånt så lämna gärna en kommentar.
Andra bloggar om: Kalender, GTD
Går igenom dina inboxar, dvs (vad hade du väntat dig)? På jobbet har jag en fysisk inbox men 99.9% är elektroniskt där och för de få papper som vi har så har vi också en jättebra scanner som skickar det direkt till min mail. Men jag använder ju mig av min slitna anteckningsbok dagligen för att hålla reda på vad jag gör och lovar. Men hur ofta går du igenom dina anteckningar och för över dem till project och action listorna?
Personligen så gör jag det minst en gång i veckan och det är under veckogenomgången. Då lägger jag upp allt från min anteckningsbok till listorna och när veckogenomgången är klar så skriver jag ut en ny kopia av min actionlista. Men jag har också börjat märka att jag tyvärr har börjat använda mig av två actionlistor, den riktiga actionlistan samt min anteckningsbok. Jag går igenom anteckningsboken och söker actionpunkter lite nu som då när jag inte hittar dem i på min lista. Det är ju inte precis optimalt. Lösningen som jag ser det är att jag borde börja föra över allt från min anteckningsbok/inbox varje dag och skriva ut min actionlista varje dag. En sorts mini-genomgång för att få bättre kontroll.
Så frågan är, hur ofta gör du det?
Andra bloggar om: GTD