Effektiv email
Det som ursprungligen fick mig att börja titta på GTD var att jag hade en känsla av att inte längre ha kontroll över min mail. Jag försökte filtrera i miljoner olika mappar och prövade alla möjliga tag system men det var mycket som föll genom skarvarna. Det var inte så roligt när jag hade en kund per dag in i rummet som undrade varför jag inte hade svarat på deras email ännu. Sanningen var att så fort det försvann från skärmen (efter att jag hade fått 50 nya mail) så försvann de också från mitt medvetande.
Jag läste då en artikeln The Inbox Makeover och beslöt mig för att implementera det. Det var också där jag först kom i kontakt med GTD och det tog inte länge förrän jag beställde boken från Amazon. Själv har jag förenklat systemet ytterligare för det passar mig bättre. Idag använder jag enbart följande mappar, Inbox, Action, Archive, ToRead.
I princip hanterar jag all mail som kommer till min Inbox på följande sätt:
- Om jag kan svara på det direkt så gör jag det. Sedan åker det i Archive.
- Om jag måste fundera på det eller jag inte har tid att svara just då så går det till till Action.
- Om det är något dokument (exempelvis ett whitepaper) som jag borde läsa nångång så hamnar det i ToRead
- Om jag har kommit så här långt så raderar jag mailet
Sedan under dagen så går jag igenom Action mappen med jämna mellanrum och mitt mål är alltid att den ska vara tom när jag går hem. Det är inte alltid möjligt men redan att ha det målet gör att det oftast bara är 1-2 kvar när dagen är slut. Resten är arkiverat och jag vet att när jag tittar i min inbox så kommer det bara att finnas nya mail där.
ToRead går jag igenom sporadiskt någon kväll och läser då igenom allt som finns där. Sedan arkiverar jag de mailen också.
Mail som jag verkligen vill ha svar på lägger jag upp min WaitingFor lista i mina normala textfiler. Orginalartikeln föreslår en skild mailfolder för det men jag glömmer oftast att CC mitt speciella konto eller dra en kopia från min Sent Mail folder. För mig är det enklare att bara lägga upp det på min normala lista.
I morgon blir det lite mera funderingar kring mailhantering.
Intressant?