Varför textfiler?
Om du googlar lite så kommer du att upptäcka att det finns en mängd web2.0 sajter som försöker sig på olika GTD teman. RememberTheMilk och BackPackIt är två som jag har använt till en viss del och när de släpper nya funktioner och finesser så testar jag alltid igen.
Men jag återkommer alltid till mina textfiler. Du frågar dig säkert vad jag är för en dinosaurie som använder mig av textfiler? Du tycker garanterat att jag är ett ofantligt fossil när jag säger att jag använder vi för att editera mina textfiler. Det finns två förklaring:
- jag är en UNIX sysadmin så jag lever i en textbaserad värld största delen av tiden
- textfiler funkar alltid
Jag tror jag tog iden ursprungligen från följande artikel hos O’Reilly men jag är inte säker. Jag började ursprungligen med en stor textfil som innehöll alla mina projekt, framtida projekt, actionlist osv osv. Jag höll på så säkert under ett halvt år men det var väldigt lätt att bli distraherad av den mängd information som den innehöll. Istället blev det alltså två textfiler, en för projekten som jag måste gå igenom regelbundet och en där min actionlist, waitingfor och agenda listor finns. Det är de som jag behöver varje dag och om jag måste bort från kontoret så räcker det med att jag skriver ut enbart den filen. Inga onödigheter och det låter mig fokusera på jobbet.
Vad menar jag med att textfiler alltid fungerar? De kräver ingen speciell version av Firefox eller Internet Explorer, ingen java, ingen javascript osv osv. I princip inga kompatibilitetsproblem för mig (ok, om du blandar Mac, Windows och UNIX så kan du få lite problem med radbrytningar men eftersom jag använder bara Mac och UNIX så är det inget problem). Jag är inte heller beroende av nätverket så för mig kunde livet inte vara bättre.
Det är en av orsakerna varför webbaserade interface inte fungerar så bra för mig. Jag blir lätt distraherad och mitt GTD system är ju till för att jag ska koncentrera mig på att få saker gjorda. Så textfiler fungerar för mig men det betyder inte att webbinterfacen inte har en plats på kartan. Jag kommer att göra lite snabba tester av alla stora webbsajter och publicera några artiklar om dem i framtiden. Jag använder mig trots allt av en hel del nätverks- och browserbaserad verktyg men för GTD så är textfiler det bekvämaste. Men om jag hittar något bättre så kommer jag inte att vara sen att byta.
Morgondagens tema blir fysiska handlingar.
Intressant?
Kul blogg! Jag ser fram emot fortsättningen.
Var sparar du dina textfiler? Är det lokalt på datorn? I en handdator du alltid har med dig eller har du de på internet nånstans? De bör ju vara så tillgängliga som möjligt.
Tack.
Som jag skrev i början så har jag två uppsättningar av mitt system. Jag har separata textfiler för jobbet och hemma. Hemmaservern kommer jag åt varifrån som helst och ska jag vara borta en längre stund så tar jag ut en printout först.
Jobbets filer ligger på jobb laptopen och jag har enbart behov av det att komma åt det när jag är på jobb. Som sysadmin så spenderar jag säkert 90% av jobbtiden framför den datorn. Orsaken till att jag har två uppsättningar är att det är mera ett sätt för mig att koppla helt bort från jobbet. Tidigare hade jag dem kombinerat och då blev det lätt att jag funderade på jobb och jobbade på kvällarna.
Jag har flera gånger funderat på textfilsbaserade listor, men eftersom jag på jobbet är tvungen att använda Windows så har jag kört med Outlook hittils. Det här måste jag nog fundera på en gång till, det låter nog lättare än mitt nuvarande system…
Action-listor har en tendens att bli ganska långa - har du nåt system för att bläddra i listan enligt projekt eller context (samtal, mejl, inköp etc.)? Jag vill t.ex. ibland kolla vad som finns under @Anywhere och @Calls för dom kan jag bra fixa hemma också ifall jag lämnar laptopen på jobbet. Eller kör du helt enkelt med grep, sort etc.?
Eftersom jag kör med en uppsättning hemma och en på jobbet så blir de inte så långa. Hemma kör jag med tre context, @home, @onthefly (i princip när jag är ute på stan) och @matbutiken. Fler än så behöver jag inte.
På jobbet har jag bara @Work, @WF (WaitingFor) och @Agenda. Jag har inte behov av flera.
Jag har försökt nångång dela upp det i telefonsamtal osv osv men det funkar inte för mig. Jag glömmer att kolla nån lista och systemet faller ihop.
I övrigt så går jag bara igenom mina listor från början till slut och försöker beta av allt. Det tvingar mig också att göra de “tråkiga” sakerna på listan annars så hamnar jag att stirra på dem varje gång jag går igenom listan ;-).
GTD handlar mycket om att lära sig känna sig själv och fixa systemet så det passar just din stil. Jag har prövat ganska mycket på snart två år men det börjar så småningom falla på plats.
Kanske något jag kan utveckla till en blogpost senare.
Nu har jag funderat vidare på det här under de senaste veckorna. Jag är inte riktigt nöjd med mitt Outlook-baserade system, med Web 2.0-tjänsterna eller med papperslistor. Det enda som fungerat för mig är kGTD som jag har hemma, men på jobbet har jag (tyvärr) ingen Mac.
Jag tycker om idén att använda textfiler - det fungerar alltid oberoende av maskin, operativsystem eller internetförbindelse. Jag kom fram till att ditt system inte riktigt passar mig, men att jag ganska lätt m.h.a. några script kan ta i bruk ett textfils-baserat system.
Det jag behöver är en projektlista med projektets namn, tasks och contexts. Jag fixade igår en lååång lista som ser ut ungefär så här:
—
Företag X - marknadsföringsprojekt
* Ta reda på kontaktuppgifterna till person Y [@Agenda Ville]
1. Läs igenom mötesanteckningarna [@Anywhere, -> 21.3.07]
2. Skriv offertens första version [@Computer, -> 21.3.07]
osv…
—
I den här listan har jag alla projekt. Stjärnorna kan göras oberoende av andra taskar, medan de numrerade ska komma i ordning. Tidsmarkören är relativt viktigt, eftersom den hjälper mig att gömma det som ännu inte är aktuellt och visa det som börjar vara kritiskt (det är bara en del av uppgifterna som har tidsbegränsningar).
Nu håller jag på att knåpa ihop ett litet Python-script, som läser hela listan, sorterar projektens uppgifter, söker fram alla projekts Next Action-uppgifter och skriver ut dem i en liten textfil (grupperade enligt context).
Nu kör jag bara med en printad version och streckar under alla Next actions, men när jag har tid att skriva scriptet tror jag att det här kan fungera bättre än mina tidigare system. Senare blir det lätt att lägga till andra fuktioner, t.ex. visning av alla uppgifter som gäller en viss person (t.ex. från @Calls, @Agenda, @WaitingFor), prioritering av fakturerbara projekt (sortering så att vissa projekts uppgifter alltid kommer först) el.dyl.
Men redan nu känner jag att jag kan lita på systemet. Det är så simpelt, eftersom det ännu bara är en textfil och en printad lista.
Tack för att du påminde om att man kan ha textbaserade system! Det var länge sedan jag läste de där artiklarna och då kom jag inte på hur simpelt det är att göra sitt eget system (kGTD är en bra idé, men helt för klumpig och invecklad tycker jag).
Jag skrev i misstag:
“kGTD är en bra idé, men helt för klumpig och invecklad tycker jag)”
Jag menar alltså att pyGTD (http://96db.com/pyGTD/) är klumpigt. kGTD är hur fint som helst!
Hej Peter,
Jag har faktiskt inte testat pyGTD och ingen av de andra textbaserade verktygen. För mig funkar det ganska bra med en textfil och en texteditor. Dock har jag faktiskt stött på ett fall där det inte fungerar riktigt bra för mig just nu och där måste jag se vad jag kan göra. Ska blogga om det i dagarna.
Annars låter inte din ide så dum, att ha ett skilt script som genererar context listorna. På så vis kunde man ju ha alla NA under sina respektiva projekt. Det påminner ju lite om det som jag körde med först (en enda stor fil) förutom att jag inte hade någon automatik bakom det. Kanske något jag borde sitta ner och fundera på.
Jag har nu använt mitt script i 2 veckor och är riktigt nöjd. Projektfilen är enkel att editera och läsa och Next Actions-listan är bra att ha i fickan under dagen.
Du inspirerade mig så pass mycket med ditt inlägg att jag skrev mitt eget script. Ska blogga om det senare idag.
Great site=) Is it wordpress??