Vem borde göra vadå?
När jag delegerar en uppgift till någon annan så markerar jag det oftast i min ActionLista (AL) i kategorin WaitingFor. Men eftersom jag inte går igenom den listan varje dag så fungerar det ju inte så bra för saker som verkligen måste hända en viss dag eller tidpunkt.
Lösningen är ju förstås att lägga det i kalendern. För de som har läst GTD boken så är det ju inte riktigt vad David rekommenderar utan snarare att man ska använda en “ticklerfile”. Det är i princip en massa fack med ett fack för varje dag i en månad. Jag kan helt ärligt säga att det fungerar inte för mig och jag ska berätta mera om det senare. Det som boken rekommenderar angående kalendern är att den enbart ska innehålla möten.
Istället lägger jag alltså ett möte i min kalender. Det börjar alltid med tecken “GTD: ” så att jag lätt kan känna igen att det inte är ett möte utan snarare någonting jag borde följa upp eller göra. Om jag tittar i morgondagens kalender så står följande vid 11:30:
“GTD: kontakta sjukhuset om de inte har hört av sig angående blodproven”
I morgon kl. 11:30 så pingar det till i min dator (och mobil) och om jag inte har hört någonting från sjukhuset så kan jag ringa dem omedelbart. 11:30 är en väldigt bra tid för det oftast då jag kommer tillbaka från lunch och jag har inte hunnit börja på något viktigt så jag kommer högst troligen inte att bli avbruten. Därför lägger jag nästan alltid dessa kalendarinlägg runt kl. 9, 11:30 eller 17:00.
Men jag tror det är viktigt att påpeka att jag enbart lägga såna här saker i min kalender om det verkligen är viktigt att något jag väntar på verkligen utförs eller är färdigt en viss dag. För allt annat som jag väntar på efter att ha delegerat hamnar i min AL och då blir det ändå hanterat inom 1-3 dagar av tidpunkten jag har angett där.
I morgon hade jag tänkt presentera några länkar istället för eget innehåll och på måndag fortsätter vi igen med ett annat viktigt steg, nämligen veckogenomgången. Jag förstod inte förrän för ett halvår sen hur viktig den var och när jag började använda mig av den så blev livet mycket lättare.
Andra bloggar om: GTD, produktivitet, tidsplanering