Delegering och uppföljning
När jag går igenom min anteckningsbok (eller en annan inbox) så dyker det ju oundvikligen upp jobb som jag inte är rätt person för att utföra. Då är ju rätt svar att delegera det till någon annan och det var ju också punkt fyra i förra artikeln. Det kan ju ockå hända att när jag går igenom projektlistan och bestämmer vad som är nästa uppgift att utföra att jag inte kan göra det. Det kan ju vara någonting som jag behöver chefens hjälp med eller alternativt någonting som en kollega är 3x snabbare att göra. Det är viktigt att förstå att man kan delegera båda uppåt och nedåt.
Ibland bryr jag mig inte om jobbet utförs efter att jag har delegerat det men om det är en del av mina projekt så vill jag definitivt veta när det är färdigt. Eftersom huvudregeln är att inte förlita sig på att hjärnan kommer ihåg det så gäller det att skriva ner det.
Min ActionLista (AL), som är en enkel textfil, är egentligen uppdelad i tre sektioner, NextAction, Agenda, WaitingFor. Under NextAction så har jag alla jobb som ska utföras. Agenda ska jag diskutera i en senare artikel men idag intresserar vi oss för WaitingFor (WF). Om jag delegerar ett jobb till någon så lägger jag in sån här rad:
MattiM 5.3 - 28.2 Ska ge mig telefonnumret till leverantören
Det är mycket enkelt. Först personen jag har gett jobbet till, sedan datumet när jag tänker följa upp med honom om det, sedan datumen när jag gav uppgiften (mycket bra för att kunna lägga lite press på personen ifråga när det börjar ta länge) och sist en liten anteckning om uppgiften jag väntar på.
Ett par gånger i veckan går jag snabbt igenom alla WF inlägg och om någon har passerat sitt uppföljningsdatum så hör jag av mig och frågar hur det går. Mitt system är verkligen minimalt men det finns ingen chans att min hjärna kommer ihåg allt jag har delegerat ut.
Jag har några knep till för att komma ihåg verkligen viktiga WF ärenden och det tänkte jag skriva om i morgon.
Andra bloggar om: GTD, produktivitet