Produktivitet!

Grunderna i GTD är väldigt enkla. Boken föreskriver fem steg i processen som också är beskrivna i en artikel på Wikipedia. Personligen följer väl det inte alltför noga och bloggen ska ju inte handla om hur boken vill att man ska göra det utan snarare om hur jag gör det.

Jag har dessutom två separata uppsättningar av mina verktyg, en hemma och en på jobbet. Det gör det lättare för mig att separera fritid och jobb men det fungerar säkert bra att ha bara en lista också. I princip så använder jag mig enbart av följande: en anteckningsbok och två textfiler på min dator och de heter projects (PL) och actions (AL)

Mitt system fungerar på följande sätt:

1. Insamling av data

Jag har alltid med mig en anteckningsbok. Där har jag alla mina mötesanteckningar och där skriver jag också ner alla projekt (projekt definierar jag från “dammsug källaren” till “planera nytt datacenter”) och småsaker som jag kommer på under dagens lopp. Om någon kommer till mitt bord och ber mig göra det och jag inte har tid att göra det direkt så skrivs det ner i min anteckningsbok.

Det är oerhört viktigt att skriva ner allt och inte förlita sig på att hjärnan kommer ihåg det fem minuter senare för det gör den inte. Jag kan stå nere i källaren och komma på en jättebra sak och på den tid som det tar att gå upp till köket för att skriva ner det så har jag redan glömt det. Därför ska alltid anteckningsboken vara med.

2. Processa anteckningsboken

Ett par gånger per dag så går jag igenom anteckningsboken, åtminstone en gång på morgon och en gång på eftermiddagen. För varje anteckning så gör jag ett av följande:

• om det tar en väldigt kort tid att göra (2-5 minuter) så gör jag direkt och sedan markerar jag det som klart
• om det är en enskild sak som bara behöver göras någongång inom en när framtid så lägger jag det direkt i min “actions”-lista (AL)
• om det är ett mera komplicerat projekt som kräver mera än ett steg så skriver jag in det på min projektlista (PL). PL är dessutom indelad i två kategorier, aktiva och framtida projekt. Om jag tänker göra det inom den närmaste månaden så hamnar det i den aktiva delen annars så i framtida.
• om det egentligen borde göras av någon annan så skickar jag det över till den personen i någon lämplig form
• om jag inte alls tänker göra någonting åt det så markerar jag bara av det

(var inte oroliga, jag tänker ha en separat artikel om hur jag antecknar i min bok)

3. Processa listorna

Jag försöker att gå igenom aktiva projekt listan en gång per dag. Då funderar jag igenom varje projekt och bestämmer vad som är nästa fysiska handling (NextAction, NA) för att föra fram projektet mot slutmålet. Varje sådan NA hamnar i AL.

Sedan går jag igenom AL flera gånger per dag och väljer vad jag ska göra. Det här är ju definitivt det viktigaste steget eftersom produktivitet går ut på att göra nånting :-). En efter en så utför jag uppgifterna och om möjligt gör jag också nästa del av projektet. Om jag blir avbruten i mitten så försöker jag skriver ner i AL vad nästa handling är för att återuppta uppgiften.

Det är de grundläggande stegen som jag utför varje dag. Jag vill bara än en gång poängtera vikten av att skriva ner allting. Hjärnan kommer bara ihåg det den vill.

I morgon tänkte jag prata lite mera om delegering och hur jag håller reda om någonting händer med det.

Andra bloggar om: GTD, produktivitet

Intressant?